Perguntas e Respostas: Webinar Compliance Fiscal – Desafios e Soluções

As medidas de simplificação administrativa e de resposta ao contexto pandémico do Governo têm vindo a reforçar o sentido de emergência na digitalização da administração fiscal.

Assistimos assim a uma transformação digital sem precedentes, com vista a um acesso oportuno de dados dos sistemas de informação dos contribuintes e a uma automatização nas formas de compliance e auditoria fiscal. Por outro lado, as próprias organizações enfrentam desafios acrescidos e é exigido à função fiscal uma melhor gestão de risco e um aumento da eficiência. Neste contexto, é crítico reequacionar os processos e as tecnologias de suporte e aproveitar a oportunidade para criar novas capacidades de Data Analytics, transformando a função fiscal num centro de criação de valor para toda a organização. Vamos debater algumas das medidas previstas na digitalização da administração fiscal e os potenciais impactos e desafios que estas representam para as empresas. Neste último ponto, vamos concentrar-nos no caso concreto da criação de valor na adoção de tecnologia na função fiscal.

1. No contexto atual quais os principais fatores ou forças que têm vindo a exigir a digitalização da função fiscal das empresas? 

Em primeiro lugar temos tido uma grande força da parte das Autoridades Tributárias. O tema do combate à fraude e invasão fiscal tem de alguma forma levado a que as Autoridades Tributárias tenham desenvolvido mecanismos para tentar criar formas de trocar informação entre si e dessa forma conseguirem controlar os dados de contribuintes de diferentes jurisdições. Por outro lado, estamos a assistir a um volume crescente de dados e temos a tecnologia que nos está a permitir tratar esses dados. Estes foram os vetores que têm ditado este desenvolvimento. O tema Covid não pode ser alheio e tem sido um fator acelerador para tudo isto, ou seja, as organizações têm sentido que se tornou ainda mais importante acelerar este processo como um todo, quer do lado das Autoridades Tributárias mas do lado das empresas, do lado da contraparte ao nível dos contribuintes.

2. A Petapilot é uma organização que tem acompanhado e apoiado a digitalização das autoridades tributárias em Portugal e em vários  países, principalmente na implementação do SAF-T para fins de inspeção tributária. Isto tem exigido a adoção de novas tecnologias, principalmente de Big Data e Data Analytics por parte das autoridades tributárias. Como vê a adoção destas novas tecnologias por parte das autoridades tributárias, e que capacidades adicionais lhes tem trazido? 

A adoção destas tecnologias é inevitável pois cada vez mais as autoridades precisam de obter informação das empresas para poder analisar e fazer uma eficiente pesquisa de fraude. Traz benefícios da autoridade tributária que planeia melhor as suas auditorias e identifica melhor quem está a fugir ao fisco… Por outro lado as empresas também beneficiam porque pagarão menos impostos.

3. Tem-se falado muito do SAF-T, para se perceber um pouco melhor, o que é o ficheiro SAF-T, e que tendências tem observado, em termos de abordagens na implementação nos vários países e em comparação com a Autoridade tributária Portuguesa?

É uma definição pela OCDE de um conjunto de dados para para a submissão de informação das empresas à Autoridade Tributária mas não só para este fim. E por outro lado passa pela interoperabilidade entre as diversas entidades e garantidamente os benefícios são imensos.

4. Como vê em Portugal e globalmente as empresas a encetarem o processo de digitalização da função fiscal? 

Estamos a assistir a uma sensibilidade para este tema. Ao longo dos últimos anos vemos que as organizações perceberam que têm que lançar nova tecnologia para poderem tratar os dados. É impensável, hoje em dia, qualquer organização conseguir tratar os dados sem ser com a utilização de ferramentas tecnológicas. O grande tema tem a ver com a capacidade das empresas poderem identificar quais são as soluções que permitem endereçar os desafios que têm para a aituação da transformação da função fiscal.

Uma das questões que se coloca atualmente é a criação de um DNA digital dentro das organizações. Uma coisa é querer encenar um processo de transformação digital outra coisa é ter uma organização que de facto tem esse DNA.  Existe muita falta de cultura digital dentro das organizações e tem de haver cada vez mais a criação de uma cultura de aliança de competências, para permitir que a função fiscal alie o seu conhecimento com a área da tecnologia. Tudo isto com o CTO da organização ou com parceiros externos, para conseguirem trilhar este caminho e definir uma estratégia para a tarnsformação digital.

 

5. O Grupo CUF é sobejamente conhecido, estando a operar em diversas áreas, como é que tem observado a digitalização da autoridade tributária Portuguesa, e que principais desafios considera existir para a função fiscal na sua organização?

A nível de Autoridade Tributária o que temos assistido é a uma mudança de paradigma pois cada vez mais incentiva e obriga a aplicação de tecnologia por parte das empresas. Também vemos uma AT mais dotada de meios de dados e de meios para trabalhar esses mesmos dados. Já chega a nós e ao contribuinte muito mais preparada, com uma análise prévia da informação que está do seu lado trabalhada e muito mais direcionada. Por exemplo a nível de inspeções, notamos que os inspetores já fizeram o tal tratamento prévio dos dados que têm ao seu dispor e já direcionam as suas questões e auditorias.

A nível de desafios no nosso caso, dou um exemplo que se prende com a correção da informação que estamos a preparar e da uniformização dessa mesma informação, uma vez que temos vários tipos de reports. Posteriormente temos de antecipar os pedidos e a informação que colocamos do outro lado pois também é muito importante. De alguma forma garantir que não temos as tais divergências e incongruências que não fiquem do lado da AT. E por fim também de alguma forma, o desafio da rapidez, da fluidez e do imediatismo é muito importante. Sabendo que cada vez mais a AT está a apostar em larga escala nesta digitalização, garantir que as nossas instituições estão ao nível da AT e nunca um passo atrás.

6. Como encara o SAF-T (PT), como obrigação de compliance ou podendo ser associado a benefícios para o Grupo CUF? 

Primeiramente surgiu como uma obrigação. Vai depender de cada empresa, da forma e da capacidade que têm a nível interno, de desenvolver e de optimizar essa obrigação para perceber se conseguimos transformá-la numa vantagem e tirar daí algum tipo de benefício. Nomeadamente já há a possibilidade de utilizar o SAF-T para o pré-preenchimento de outras obrigações e aí acaba por ser de alguma forma um aliado para a empresa.

7. Pode-se falar na necessidade de as empresas criarem uma estratégia e uma agenda de iniciativas relativas ao digital para a função fiscal? 

É fundamental criar essa estratégia porque é preciso definir qual é o caminho e é preciso definir prioridades e quais são os meios para alcançar o fim. Vemos muitas empresas a terem dificuldade em definir essa estratégias. A função fiscal tem sido sempre vista numa perspetiva de compliance. De facto nem sempre estamos a falar numa perspetiva de transformação digital, nem sempre estamos a falar de insvestimentos muito sognificativos e em que esses investimentos podem representar. É importante que haja uma minimização dos custos de compliance dentro da organização, pois a transformação digital vai ser um aliado. Por outro lado pode haver um benefício enorme para a organização, podem permitir ao CFO posicionar-se dentro da organização como nunca teve essa oportunidade porque é quem tem os dados. A tecnologia só nos vai ajudar a criar valor dentro da organização.

8. Que medidas existem atualmente decorrentes quer do processo de modernização administrativa do governo como da própria digitalização da autoridade tributária, que exigem a utilização ou o repensar de tecnologia aplicada à função fiscal? 

Existem várias medidas de simplificação admnistrativa que estão a implicar e a requerer uma maior adoção e uma maior transformação dos sistemas de informação das próprias empresas. Até agora a função fiscal tinha sido pouco participativa na definição dos requisitos e das configurações dos grandes sistemas de informação de gestão das empresas. Existiu sempre um conjunto de departamentos que não a área fiscal que participou nesta definição de requisitos e estes sistemas já foram implementados nas empresas há bastante tempo atrás. Chegamos a um ponto onde estes sistemas não estão preparados para responder a todos estes desafios já referidos anteriormente. A AT requer dados e acessos a esses dados e isto aporta uma necessidade de maior investimento, esforço nestes sistemas e da tecnologia por cima destes sistemas que colmatem estas deficiências.

As medidas que estamos a falar são: o SAF-T onde vai haver um conjunto de necessidades que os contribuintes ou as empresas consigam gerar este ficheiro para poder fazer um pré-preenchimento de uma declração fiscal, chamada IES. Esta é uma medida que está prevista a curto prazo e vai ter impacto na transformação e na adoção de tecnologia. Outra das medidas é a emissão de faturação certificada e comunicação da faturação certificada à AT também feita através do SAF-T. Atualmente a AT está a requerer mais requisitos para a faturação simplificada e a alargar para outros setores. O setor segurador até este ano não era obrigado a emitir faturação e a comunicá-la, este ano já é obrigatório. A nível da faturação certificada já existe um novo requisito – incluir o código de barras na própria fatura. Outra medida no próximo ano é a valorização dos inventários, as empresas têm de comunicar inventários e a sua valorização. A faturação eletrónica é outra das obrigações no próximo ano no contexto dos contraentes públicos. Um dos aspetos que já estava previsto tem a ver com o arquivo eletrónico que ganha com a faturação eletrónica como também com uma possibilidade que a AT deu e está prevista na regulamentação é a digitalizaão de todo o arquivo em papel que as empresas têm de guardar num prazo de 10 anos.

Este conjunto de medidas trazem desafios às empresas mas também trazem muita poupança.

9. Quais são as principais tendências tecnológicas para a função fiscal? 

Há várias tecnologias que estão a ser utilizadas, uma é a robótica que permite interargir com o sistema logistico, sistema de contabilidade e muitos outros. Depois o RPA é aliado a muitas outras tecnologias como a leitura de reconhecimento ótico de papel. As tecnologias de Data Analytics fundamentais para a área fiscal e para a AT têm várias vertentes, uma delas é de auditoria ao compliance fiscal e ainda a capacidade de visualização dos dados.

10. Para melhor se perceber, que tipo de tecnologias e aplicações, estamos a falar quando se fala de Data Analytics aplicado à função fiscal?

Nós para termos aplicações precisamos de infraestrutura e eu acho que uma das tecnologias que evoluiu muito nos últimos anos foi o cenário do cloud computing. Através de uma cloud eu consigo escalar quase infinitamente a minha infraestrutura, para dar suporte às aplicações que eu preciso e que a AT precisa. Se a AT tiver de processar informação para cem empresas precisa de um tipo de infraestrutura, se tiver de processar informação para 450 000 empresas precisa de outro tipo de infraestrutura. Depois há a questão das aplicações usadas para trabalhar em cima dessa infraestrutura e aqui temos reconhecimento de padrões, machine learning, inteligência artificial adaptada a esta análise de informação que me vão dar indicações para onde devo apontar as minhas ações para melhorar a minha rentabilidade e a minha performance empresarial.

11. Considerando que a Petapilot também tem vindo a apoiar várias empresas na implementação de aplicações de Data Analytics, como tem assistido a esta adoção e que benefícios e dificuldades têm-se assistido na sua implementação?

Temos visto como cenário transversal uma tentativa de dar às empresas uma economia de escala, perante a informação que estão a entregar à AT. O que dar ao contribuinte para conseguir ter os dados mais facilmente e obter os beneficios.

12. No Grupo CUF (na sua área fiscal) tem procurado responder a este novo contexto, e que iniciativas tem vindo a tomar para responder aos novos desafios? 

O caminho que temos feito foi iniciado há algum tempo e a nossa tentativa foi perceber o que conseguíamos fazer pelo menos para obter a tal uniformização de processos e de alguma forma uma automatização dos mesmos – conseguimos perceber que de forma rápida a nível manual seria bastante dificil. Começámos a procurar no mercado que soluções é que existiam para a tão aclamada digotalizaçáo fiscal e dentro dos produtos que percebemos que já existiam no mercado tentámos encontrar um parceiro, que de alguma forma nos conseguisse apoiar na vertente tecnológica e na vertente de negócio, pois acabam por estar ligadas. Nesse sentido estamos a desenvolver uma aplicação que nos permita atingir alguns objetivos a nível de centralização de informação, ao nível de Data Analythics e dos Dashboards. E por fim dois pilares que acabam por estar interligados e que já foram mencionados, ou seja, um sistema que me permita um pré-preenchimento de todas as obrigações automáticas e rotineiras e que cada vez mais sáo crescentes. Que esta aplicação nos permita antecipar todos os tais erros e lacunas e que de alguma forma evite uma litigância e o risco quando a informação já está do lado da AT.

13. Quais os principais desafios que as empresas demonstram ter na implementação de soluções tecnológicas na função fiscal? No contexto atual que tipo ou tipos de solução tem-se assistido mais procura e interesse por parte do mercado? 

Os desafios passam pelo estado atual dos sistemas de contabilidade, de faturação, logistica que já foram desenvolvidos há muito tempo  e que é dificil obter dados fidedignos para a função fiscal. Depois temos a cultura e o perfil das equipas de função fiscal, há alguma rersistência à mudança. Um desafio, uma oportunidade e uma necessidade das organizações é o que já foi referido, a necessidade de planear, de avaliar, criar requisitos. No entanto, as soluções não passam por uma tecnologia única, é uma solução que endereça este desafio. Analisar os dados para poder tomar melhores decisões, é a soluçáo que todas as pessoas ambicionam mas o desafio para implementar tem passos normais como qualquer projeto de sistemas de informação que as empresas têm.

 

Este conteúdo patrocinado foi produzido em colaboração com a EY.

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