O conceito de espaço de trabalho do futuro tem várias perspetivas possíveis, sendo que existe um ponto comum inquestionável: a mudança está a acontecer e está em aceleração.
É possível refletir sobre perspetivas como o conforto do espaço físico, o mix espaço físico e virtual, o bem-estar das pessoas, o espaço de conectividade entre pessoas de gerações e áreas diferentes, o apoio da inteligência artificial e as plataformas de colaboração.
Contudo, existem pilares fundamentais para que a transformação surja, e que ainda não estão sólidos aos dias de hoje. Um desses pilares é a gestão da informação e dos processos de negócio, que, apesar de aparentar ser uma área de investimento há alguns anos, vários estudos concluem que a maturidade e sofisticação não estão ao nível desejado pelas organizações.
A Konica Minolta conduziu um estudo a nível europeu, que inclui feedback de 332 organizações e que evidencia como principais desafios: aumentar a eficiência dos processos chave; reduzir custos desnecessários; melhorar a experiência de cliente; reduzir atrasos e erros administrativos; cumprir normas de compliance; garantir a segurança da informação; assugurar a agilidade e flexibilidade organizacional e tecnologia adaptada à transformação do negócio. A destacar também alguns aspetos tecnológicos: não existe uma tendência óbvia entre SaaS e on permise, predominando o mix criterioso entre as duas abordagens.
Ao nível do retorno de investimento (ROI), cerca de 66% das empresas obteve retorno num período inferior a dois anos, e 33% das empresas atinge esse patamar num prazo de um ano.
Em suma, em termos de ROI, a maioria dos decisores considera o prazo de retorno muito satisfatório e com riscos baixos de não sucesso. Existe uma correlação entre investimento e crescimento, sobretudo entre empresas que investem nesta área, e o desempenho de negócio. Na perspetiva do mercado existem soluções maduras e à medida de cada empresa, o que permite reduzir os riscos da mudança e garantir uma implementação suave e acompanhada.
Contudo, para que a implementação seja efetiva existe um fator chave que são as pessoas e talentos. E, neste ponto, a modernização do espaço de trabalho e a garantia de processos organizados contribui não só para o aumento de produtividade, como também para a atração e retenção de talentos.
Existe, portanto, urgência de ação. O tempo corre em favor das organizações que têm um plano de evolução do seu espaço de trabalho digital, e cujas práticas de gestão de informação estão alinhadas com as expectativas do seu ecossistema (clientes, satisfação de clientes, fornecedores, regulação, segurança, colaboradores e parceiros).
