À semelhança do Estado, também as empresas devem implementar medidas capazes de mitigar as consequências provenientes de situações adversas e, ainda, garantir que os recursos existentes são alocados de forma responsável.
Para isso, podem recorrer a um Project Management Office (PMO) que consiste, resumidamente, numa estrutura organizacional – externa ou interna à empresa – responsável por harmonizar os processos e atividades de gestão de projetos e portefólios transversais à organização.
De facto, os departamentos de PMO são fundamentais para apoiar o desenvolvimento/’coach’ dos gestores de projeto, definir um modelo de governo e um modelo operacional que permita às organizações implementar os projetos de forma eficiente, partilhando os seus recursos, cada vez mais limitados.
Para conseguir implementar com sucesso esta medida dentro da organização, é preciso prepará-la para a mudança e ter um forte compromisso transversal e vertical, desde a administração, passando pelos diversos departamentos. É extremamente importante e relevante que os membros da organização estejam envolvidos nesta mudança, dando contributos para que o PMO se adapte à cultura, aos processos instalados, à tecnologia, e que não seja “imposto”.
Os principais objetivos de um PMO é definir e fornecer todas as bases necessárias para a implementação dos projetos de forma eficaz – desde os templates, melhores práticas, formação, acesso a informação histórica, softwares de gestão, processos e metodologias.
Ao implementar um PMO na empresa, um dos primeiros efeitos visíveis é a diminuição das falhas ocorridas durante e após o projeto, visto existir uma equipa de profissionais experientes e certificados em gestão de projetos (PMP) responsáveis por definir e monitorizar os riscos.
Além deste efeito, existem outros como uma maior otimização dos custos e da gestão e afetação de recursos; maior controlo e transparência dos prazos de entrega e dos custos; melhoria e profissionalização dos canais de comunicação; rigor na documentação dos projetos; e, ainda, formação otimizada a cada utilizador do projeto.
Desta forma, os PMO tornam-se particularmente úteis na transformação das organizações em tempos de crise, já que permitem gerir de forma coordenada os projetos existentes, mantendo uma comunicação eficaz com os diversos stakeholders ajudando a levar “o barco a bom porto”!
