Robotic Process Automation (RPA): avanços na tecnologia

Para uma adequada gestão do negócio, os gestores têm de equipar as equipas financeiras com as ferramentas certas para atingirem os objetivos.

Uma das ferramentas que agora surgiu e à qual as empresas ainda se estão a adaptar é o RPA (Robotic Process Automation). Com o RPA, os empregados configuram um software avançado ou robot (também conhecido como bot) para executar processos de rotina. O grande benefício para as empresas é que as tarefas são executadas com maior eficiência e sem margem de erro, permitindo reduzir os custos laborais.

Como “empregado virtual” que é, o bot acede e faz a gestão das aplicações num computador através dos interfaces de utilizador, o que permite automatizar um grande volume de tarefas repetitivas. O objetivo do RPA não é substituir os sistemas de informação já existentes na organização, mas sim melhorá-los, por exemplo fazendo uma melhor integração dos sistemas e eliminado silos que podem interromper ou impedir processos.

Ao contrário de processos de automatização anteriores, os novos avanços na tecnologia de RPA permitem ao software adaptar-se a situações de mudança, permitindo ao bot iniciar novas ações e comunicar com os sistemas de informação de forma automática.

Por norma o RPA não requer conhecimentos de programação e não é difícil de aprender e utilizar. Qualquer colaborador pode ter formação para programar bots para completar tarefas e iniciar processos, bem como monitorizar e gerir operações. Em contraste com as instalações e upgrades dos sistemas de informação tradicionais, que podem ser dispendiosas e consumidoras de tempo, o RPA é uma tecnologia low-cost que permite uma rápida recuperação do investimento.

O RPA pode ser utilizado num número alargado de processos das empresas, como:
a) Compras – comparação da ordem de compra com a fatura do fornecedor;
b) Pagamentos – criação de contas para novos fornecedores e preenchimento de dados;
c) Contabilidade – imputação de dados e processamentos de rotina de fecho de contas;
d) Controlo interno – reconciliações e reperformances de processos críticos;
e) Entre muitos outros.

Em face dos benefícios descritos é expetável a adoção do RPA por um grande número de empresas. Ao fazê-lo, as empresas terão de considerar que apesar de o RPA poder eliminar postos de trabalho ligados a funções de rotina, será necessário reter as pessoas experientes nas várias funções (ex: contabilidade, recursos humanos, operações) para gerirem o RPA.
Em suma, o RPA oferece às empresas a oportunidade de ter processos de negócio mais eficientes, robustos e económicos, mas para aproveitar em pleno a oportunidade as empresas tem de ter um entendimento claro de como planear e adotar a tecnologia.

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