Contudo, volvidos mais de três anos não se observa uma aderência significativa quer por parte dos contribuintes (empresas), quer por parte dos produtores de software de gestão, neste último caso, no desenvolvimento de soluções (que passaremos a designar por soluções digitais de arquivo eletrónico) que respondam de forma inequívoca e clara a todos os requisitos definidos pelo quadro regulamentar (incluindo também uma comunicação clara das respetivas funcionalidades).
Seria de esperar o contrário, dado o benefício económico que uma solução digital de arquivo eletrónico pode aportar.
Deixamos assim, e de uma forma não exaustiva, o conjunto de funcionalidades que uma solução digital de arquivo eletrónico deve compreender de forma a responder ao quadro regulamentar em vigor:
1. A capacidade de arquivo dos ficheiros (imagem do documento digitalizado) durante o prazo obrigatório de conservação dos documentos, o que requer uma definição apropriada de política de arquivo no servidor de suporte à solução digital de arquivo eletrónico;
2. A capacidade de definição do tipo de ficheiro e da área digitalizada de cada documento (para captar toda a informação no processo de digitalização), de forma a garantir a reprodução perfeita, legível e inteligível dos documentos, em papel (através de impressão) ou outro suporte eletrónico;
3. Existência de controlos para garantir a integridade e legibilidade do arquivo e detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados, tal como definido no artº 25º do Decreto-Lei anteriormente referido, o que implica a criação de rotinas de controlos regulares aos ficheiros arquivados em formato eletrónico. Estas rotinas podem ser realizadas com modelo semelhante ao preconizado pelo quadro regulamentar para a digitalização efetuada por terceiros. Ou seja, através do uso de uma função criptográfica para cada um dos ficheiros (imagem do documento digitalizado), resultando num hash por ficheiro. Nesta medida a rotina periódica realizada, quer por amostra quer para todo o arquivo, resultará na leitura do hash associado a cada ficheiro e na sua comparação com o hash (inicialmente criado e gravado), e desta forma se pode verificar a perda ou alteração de informação nos documentos digitalizados. Este processo designado por checksum, permite em caso de divergência (e sem consulta direta, documento a documento) aferir se ocorreram modificações e, por conseguinte, se os ficheiros estão corrompidos, face ao documento digitalizado inicialmente;
4. Tal como referido, a funcionalidade anterior também é aplicável e deve ser disponibilizada quando a digitalização e arquivo for assegurado por terceiros, tal como definido no artº 24 do diploma anteriormente referido. Ou seja, para cada documento digitalizado por terceiro, deve ser aposto um hash, sendo o mesmo usado para a realização do checksum;
5. Dos dois pontos anteriores pode-se inferir a importância do uso uniformizado do conceito de hash e rotinas de checksum, como forma de se garantir a integridade e legibilidade do arquivo eletrónico (tanto digitalizado por terceiros, como pelos próprios) numa solução digital de arquivo eletrónico;
6. Para a criação do plano de arquivo, é necessário a existência de um índice (ficheiro com a lista dos documentos registados no arquivo), e as respetivas imagens digitalizadas de cada um dos documentos (ficheiros nomeados ou renomeados de acordo com o respetivo índice):
a. O ficheiro relativo ao índice deve ser constituído pelo SAF-T (PT) da contabilidade (usando o campo “TransactionID”, relativo aos documentos rececionados pelo contribuinte, ou seja, documentos de compra) e pelo SAF-T (PT) de faturação (usando os campos referentes ao tipo de documento e identificação única do documento, relativamente aos vários tipos de documentos, p.ex. no caso de faturas, através dos campos “InvoiceType” e “InvoiceNo”);
b. As imagens digitalizadas de cada documento (ficheiros) terão que ser guardadas de forma sequencial e ininterrupta, devendo ser renomeadas com base nos nomes acima referidos (referentes aos campos dos ficheiros SAF-T). Pode, contudo, ser usado outro critério de renomeação dos ficheiros, apesar de ter que existir uma associação entre esse e os acima indicados referentes aos ficheiros SAF-T (PT), pois só assim estes poderão ser usados como índices.
7. O arquivo eletrónico também deve incluir os documentos emitidos ou recebidos por via eletrónica, e neste sentido as funcionalidades acima referidas também lhes são aplicáveis, mantendo-se estes exclusivamente em formato eletrónico;
8. Para além das funcionalidades acima referidas, também é necessário acautelar, a existência de backups (cópias de segurança) em local distinto do original, e capacidade de recuperação dos dados em caso de incidente;
9. Por último a localização do arquivo eletrónico fora do território da União Europeia, requer um pedido de autorização prévio junto da Autoridade Tributária, sujeito ao cumprimento e verificação de determinadas condições.
A existência de uma solução digital de arquivo eletrónico que cumpra com as funcionalidades acima referidas e que dê garantia ao contribuinte (utilizador) do cumprimento do referido quadro regulamentar, é de facto um investimento que se poderá provar economicamente meritório. E que, para além da componente económica e de simplificação de processos na função financeira e fiscal, contribui para sustentabilidade, que é um aspeto crítico e que se encontra no topo da agenda de qualquer organização.
